Privacy Policy & Data Retention
Effective Date: September 19, 2026 · Hempstead, NY
“Where you're more than a prescription, you're family.”
“Donde eres más que una receta, eres familia.”
| English | Español |
English Version
1. Overview & Our Commitment to Care
At Shipman's Pharmacy, protecting your privacy and your Protected Health Information (PHI) is a fundamental part of our commitment to care. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and dispose of information submitted through our digital patient intake and prescription transfer forms.
2. Information We Collect
When you complete our digital intake form, we may collect:
- Personal Identification: Full name, date of birth, mailing address, mobile phone number, and email address.
- Clinical & Prescription Information: Current pharmacy details, list of medications, and transfer requests.
- Insurance Information: Front and back images of your insurance card.
- Communication Preferences: Consent to receive text (SMS) and email notifications.
3. How We Use Your Information & Communication Channels
We use your information strictly to provide pharmacy services, process prescription transfers, verify insurance coverage, and communicate regarding your care:
- HIPAA-Compliant Patient Care (NimbleRx & PioneerRx): Any communication involving specific prescriptions, refills, digital signatures, or copayments is conducted through our secure, HIPAA-compliant platform (NimbleRx) and recorded in our official pharmacy system (PioneerRx).
- General Service Alerts & Reminders: With your consent, we may send you non-PHI text messages or emails regarding prescription readiness, store hours, or health announcements. You may opt out of text messages at any time by replying STOP.
4. Data Retention & Purge Schedule
To protect your privacy and comply with New York State Pharmacy Board regulations (8 NYCRR § 63.6), HIPAA, and TCPA guidelines, we enforce a strict data retention and destruction schedule:
| Data Type | Storage Location | Retention Period | Action After Expiration |
|---|---|---|---|
| Official Medical Record (SOR) | PioneerRx | Permanent / As required by law | Maintained in secure System of Record |
| Insurance Card Images | Secure Google Drive | 7 Days | Deleted following processing |
| Digital Intake Submissions | Intake Log | 12 Months | Purged from temporary logs |
| Consent & Opt-Out Records | Consent Audit Log | 6 Years | Retained for regulatory compliance |
PioneerRx serves as our official, permanent System of Record (SOR). All temporary intake files and images are routinely purged according to the schedule above once transcribed to PioneerRx.
5. Sharing & Disclosure
We do not sell, rent, or lease your personal information or PHI to third parties. We only share information with healthcare providers, insurance plans, and covered entities directly involved in your care or as required by law.
6. Your Rights & Consent Revocation
You have the right to:
- Access and review your medical records in our PioneerRx system.
- Revoke your consent for SMS or email communications at any time (reply STOP to any text or contact the pharmacy directly).
- Request corrections to your personal information.
7. Contact Us
For questions regarding this policy or your health information, please contact:
Shipman's Pharmacy
210 S Franklin St, Hempstead, NY 11550
516-483-1767 · wellness@shipmansrx.com
Versión en Español
1. Visión General y Nuestro Compromiso con Su Cuidado
En Shipman's Pharmacy, proteger su privacidad y su Información Médica Protegida (PHI) es una parte fundamental de nuestro compromiso de atención. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos y eliminamos la información enviada a través de nuestros formularios digitales de registro y transferencia de recetas.
2. Información que Recopilamos
Cuando completa nuestro formulario de registro digital, podemos recopilar:
- Identificación Personal: Nombre completo, fecha de nacimiento, dirección postal, número de teléfono móvil y correo electrónico.
- Información Médica y de Recetas: Datos de su farmacia actual, lista de medicamentos y solicitudes de transferencia.
- Información de Seguro: Imágenes del frente y reverso de su tarjeta de seguro.
- Preferencias de Comunicación: Consentimiento para recibir notificaciones por texto (SMS) y correo electrónico.
3. Uso de su Información y Canales de Comunicación
Utilizamos su información estrictamente para brindarle servicios farmacéuticos, procesar transferencias de recetas, verificar su cobertura de seguro y comunicarnos sobre su atención médica:
- Atención al Paciente Conforme a HIPAA (NimbleRx y PioneerRx): Cualquier comunicación relacionada con recetas específicas, resurtidos, firmas digitales o copagos se realiza a través de nuestra plataforma segura y compatible con HIPAA (NimbleRx) y se registra en nuestro sistema farmacéutico oficial (PioneerRx).
- Recordatorios y Alertas de Servicio: Con su consentimiento, podemos enviarle mensajes de texto o correos electrónicos (sin incluir datos médicos confidenciales) sobre el estado de sus recetas, horarios de la farmacia o avisos de salud. Puede cancelar la suscripción en cualquier momento respondiendo STOP.
4. Retención de Datos y Calendario de Eliminación
Para proteger su privacidad y cumplir con las regulaciones de la Junta de Farmacia del Estado de Nueva York (8 NYCRR § 63.6), HIPAA y TCPA, aplicamos un estricto calendario de retención y eliminación de datos:
| Tipo de Datos | Ubicación | Período de Retención | Acción al Vencer |
|---|---|---|---|
| Expediente Médico Oficial (SOR) | PioneerRx | Permanente / Según lo exija la ley | Mantenido en el Registro Oficial |
| Imágenes de Tarjeta de Seguro | Google Drive Seguro | 7 Días | Eliminadas tras su procesamiento |
| Registros Digitales de Entrada | Intake Log | 12 Meses | Purgados de registros temporales |
| Registros de Consentimiento | Consent Audit Log | 6 Años | Retenidos para cumplimiento regulatorio |
PioneerRx es nuestro Registro Oficial (SOR). Todos los archivos e imágenes temporales de entrada se eliminan periódicamente según el calendario anterior